Actualmente una de las habilidades más requeridas en el mundo laboral es el manejo de hojas de cálculo. Pero, ¿qué es una hoja de cálculo y para qué sirve? ¡Te lo contamos!
Una hoja de cálculo o plantilla digital es un software o programa que te permite ingresar y manipular datos de forma ordenada, en un sistema organizado por filas y columnas.
También te brinda la posibilidad de realizar cálculos automáticos utilizando estos datos (en caso de que sean números), realizar gráficos, ordenar la información según distintos criterios, entre otras funciones.
¡Una hoja de cálculo sirve para ahorrar tiempo, esfuerzos y recursos! Sus funciones permiten simplificar muchas tareas que antes debían hacerse a mano, por lo que eran muy arduas y tomaban mucho tiempo.
Es por esto que, en el ámbito profesional, esta herramienta es indispensable. Las plantillas digitales pueden ser usadas por cualquier profesional, pero las áreas en donde más se utilizan son:
- Contaduría.
- Finanzas.
- Estadística.
- Administración.
- Mercadeo.
¿Para qué se usan las hojas de cálculo?
- Crear una base de datos.
- Hacer el inventario de una empresa.
- Informes contables
Bien, ya tienes claro cuáles son las funciones principales de esta herramienta digital. Estos son algunos ejemplos de tareas comunes que puedes hacer con una hoja de cálculo.
Crear una base de datos
Casi todas las bases de datos de la actualidad se hacen con una hoja de cálculo. Esto es gracias a que puedes aprovechar su estructura de filas y columnas para elaborar tablas fáciles de interpretar, ordenadas y muy completas, en poco tiempo.
Simplemente elige una fila y coloca la información que recopilarás en tu base. Ejemplo: Nombre, Apellido, Correo electrónico, etc. Y toma las filas siguientes para añadir los datos en la columna correspondiente.
Por último, si quieres organizar aún más tu base de datos puedes agrupar la información por orden alfabético o, en caso de ser números, puedes ordenarlos de mayor a menor o viceversa.
Hacer el inventario de una empresa
Cuando hablamos de empresas medianas o grandes, hablamos de compañías que comercializan gran cantidad de productos. ¿Te imaginas cuán complicado es determinar cuánta mercancía tienen en su inventario?
Utilizando una hoja de cálculo puedes hacerlo fácilmente. Sólo debes elegir una fila para escribir los productos que comercializa la compañía. Por ejemplo: Zapato modelo 1, Zapato modelo 2… Y, en las filas que siguen, colocarás en números la cantidad existente de cada producto.
Informes contables
Los informes contables y las hojas de cálculo se llevan como el pan con la mantequilla. ¡Son tal para cual! En una hoja de cálculo el contador puede añadir todos los datos de ingresos y egresos de una empresa o persona natural.
Y, mejor aún, puede aplicar fórmulas para realizar automáticamente las operaciones matemáticas y los cálculos correspondientes. Como resultado final, podrá entregar un informe contable preciso y en tiempo récord.
¡Esta herramienta es más versátil de lo que piensas!
Los anteriores son ejemplos básicos de las aplicaciones de una hoja de cálculo. Pero la realidad es que sus usos son mucho más variados de lo que podemos explicar.
Además, los trabajos hechos en estos softwares pueden alcanzar niveles elevados de complejidad si son realizados por personas altamente capacitadas.
¿Cómo usar una hoja de cálculo?: Aspectos básicos
Ahora que sabes su gran utilidad, seguramente te estás preguntando cómo usar una hoja de cálculo. Siendo honestos, al principio utilizarla no es muy sencillo, a la mayoría le cuesta un poco comenzar.
La buena noticia es que no toma mucho tiempo entenderla bien y usarla con fluidez. Para explicarte cómo utilizar una hoja de cálculo, primero debes conocer sus partes.
¿Cuáles son las partes de una hoja de cálculo?
La estructura puede variar dependiendo de la empresa desarrolladora del software. Sin embargo, todas o casi todas las hojas de cálculo electrónicas comparten los siguientes componentes.
- Casillas: En cada casilla podrás agregar un dato alfanumérico de forma independiente.
- Barra de texto: Es en donde debes escribir para agregar un dato en la casilla que tienes seleccionada.
- Columnas: Por lo general están identificadas con letras.
- Filas: Se identifican usando números.
- Barra de herramientas: Allí podrás encontrar los apartados que necesites, como el de realizar gráficos, ordenar los datos según un criterio (mayor a menor, orden alfabético, etc.), entre otras funciones.
- Asistente de funciones: Es en donde debes cliquear para agregar alguna fórmula o función que te permita realizar cálculos matemáticos de forma automática.
¿Cómo realizar operaciones matemáticas en una hoja de cálculo?
Ahora que conoces sus partes es mucho más sencillo explicarte cómo usar una hoja de cálculo. Vayamos directo a una de las partes más importante, cómo realizar operaciones matemáticas.
Para hacer un cálculo simplemente debes aplicar las fórmulas y funciones que ya vienen por defecto en el software. Pero antes, tienes que introducir los datos que usarás. Lo entenderás mejor con el siguiente ejemplo…
Ejemplo de cómo realizar una sumatoria simple en una hoja de cálculo
- Una vez en el programa, seleccionaremos una casilla cualquiera. Puede ser la primera que aparece, es decir, la casilla A1 (columna A y fila 1).
- Allí ingresaremos un dato numérico cualquiera. Por ejemplo: 50.
- Ahora, iremos hacia otra casilla para agregar el otro valor que sumaremos a 50. En este caso, usaremos la casilla B1 (columna B y fila 1) y allí pondremos el número 30.
- Seguido de esto, iremos a otra casilla, esta vez para aplicar la fórmula de suma y que sea allí en donde se muestre el resultado. En este ejemplo usaremos la casilla C1 (columna C y fila 1).
- Una vez en la casilla C1, pulsaremos en el asistente de funciones y elegiremos la fórmula de suma. Al hacerlo, en la barra de texto aparecerá la fórmula, que es algo como esto: =SUMA(Valor 1; Valor 2…).
- Entre esos dos paréntesis debemos decirle a la hoja de cálculo dónde están los valores que queremos sumar.
- Como en este caso queremos sumar 50 que está en la casilla A1 y 30 que está en la casilla B1, entonces debemos poner la fórmula así: =SUMA(A1;B1)
- Por último presionamos la tecla «Enter». ¡Eso es todo! Al hacerlo, en la casilla C1 aparecerá el resultado de la sumatoria, es decir, 80.
¡Siempre se mantienen los mismos pasos!
El anterior es un ejemplo muy básico, pero es útil porque prácticamente todo el funcionamiento de una hoja de cálculo se reduce a lo mismo. Los pasos para hacer cualquier cálculo siempre serán los siguientes:
- Agregar datos a la hoja de cálculo.
- Aplicar las fórmulas correspondientes.
- Añadir los datos a la fórmula, utilizando las casillas en las que se encuentra cada uno (Ejemplo: C1, B4, A10, etc.)
Mientras que, los pasos para ordenar datos serán estos:
- Añadir los datos a sus respectivas casillas.
- Seleccionar la o las filas y columnas que quieres ordenar.
- Buscar en la barra de herramientas la opción de “ordenar” o “filtrar” y elegir el criterio de ordenanza.
¿Cuáles son las hojas de cálculo más usadas?
La primera hoja de cálculo se inventó en la distante década de los 70´s, es decir, tiene más de 50 años en el mundo digital. Desde ese entonces, han salido al mercado muchas versiones, desarrolladas por diferentes compañías.
Cada desarrollador le agrega a su hoja de cálculo un diseño diferente, más o menos funciones y fórmulas, más o menos casillas, etc. Pero en esencia siguen siendo lo mismo.
Actualmente las hojas de cálculos más famosas en todo el mundo son las siguientes:
Hoja de cálculo Excel
El programa Excel, desarrollado por la compañía Microsoft, es sin lugar a dudas una de las hojas de cálculo más utilizadas en el mundo. Incluso, me atrevería a decir que es la más usada de todas.
Este software viene en un paquete que ofrece Microsoft. Dicho paquete es conocido como «Microsoft Office» e incluye, además de Excel, otros programas muy útiles como Word, Power Point, entre otros.
La fama de esta hoja de cálculo se debe a varios factores. De forma general, te comentamos aquí abajo algunas de las características más relevantes de la hoja de cálculo Excel:
- Tiene un diseño bastante bueno, es intuitivo y fácil de usar.
- Su barra de herramientas es muy completa.
- Las fórmulas y funciones que puedes usar son un montón, y están bien organizadas por categorías como las siguientes: base de datos, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, ingeniería, entre otras.
- En un mismo archivo puedes crear varias hojas, pues se le conoce más bien como «Libro Excel». Y, como todo libro, puede tener muchas hojas.
- En cada hoja puedes utilizar una cantidad inmensa de filas (más de 1 millón) y columnas (más de 16.000). Es casi imposible usarlas todas.
- Hacer gráficos allí es muy sencillo, el mismo software se encarga de sugerirte qué tipo de gráficos usar para tus datos y te guía para crearlos.
Hoja de cálculo de Google
Google ofrece «Google Docs» un paquete similar a «Microsoft Office». Pero Google Docs no es un programa, sino un servicio en línea. Y en él también encontramos una versión de hoja de cálculo, llamada «Google Sheets».
Las funciones de esta hoja de cálculo son bastante similares a la de Excel. Sin embargo, hay dos diferencias importantes entre la hoja de cálculo de Excel y la de Google.
La primera diferencia es que Google Sheets es gratuita, bueno, en general Google Docs es gratuito. Mientras que Microsoft Office es paga y, por lo tanto, Excel también.
La segunda diferencia es que para utilizar la hoja de cálculo no debes descargar ningún programa a tu computadora, pues al ser un servicio en línea se usa directamente en la web.
Simplemente debes tener una cuenta de Gmail, buscar en Google «Google Sheets» u «Hoja de cálculo de Google» e ingresar en la página que aparece.
Una vez allí elige si quieres usar el servicio personal o el empresarial y, por último, inicia sesión con tu correo y contraseña de Gmail. ¡Es sencillo!
Pero además, la hoja de cálculo de Google ofrece una función novedosa, y es la posibilidad de que varias personas editen una misma hoja de cálculo en tiempo real.
Esta sencilla pero muy útil función ha atraído a muchos usuarios, por lo que ahora mismo Google Sheets tiene con qué hacerle competencia a Excel en cuanto a popularidad.
El único problema es que, como es un servicio en línea, debes tener acceso a internet para poder usarlo. Pero, en general, es una muy buena alternativa.
Hoja de cálculo de Apple
Por supuesto, el gigante Apple no se quería quedar fuera de la pelea por quién tiene la mejor hoja de cálculo. Por esta razón creó una llamada «Numbers» y la agregó a su suite de ofimática conocida como «iWork».
La verdad está muy bien lograda, tiene buen diseño y funciones variadas. De hecho, Numbers es considerada por muchos como la hoja de cálculo más «estilizada». Esto gracias a que permite realizar trabajos que visualmente son bastante atractivos.
En teoría esta hoja de cálculo es exclusiva para los usuarios de computadoras con sistema operativo MacOS de Apple. Sin embargo, puedes usar su versión web independientemente del sistema operativo que tengas, sólo necesitas una cuenta en iCloud.
En resumen, Numbers cuenta con tres características que la hacen resaltar: Permite diseñar hojas de cálculo más estéticas, se puede usar desde cualquier sistema operativo (por lo menos la versión web) y cuenta tanto con un programa descargable como con una versión web.
Otras hojas de cálculo
Las siguientes son hojas de cálculo que se usan con menor frecuencia, pero son muy buenas alternativas a las tres que mencionamos anteriormente:
- Calc de ThinkFree.
- Plan Maker de FreeOffice.
- Quip (Para trabajar en equipo).
- Calc de Apache OpenOffice.
- KSpread de KOffice (Paquete de Linux).
- StarOffice Calc de StarOffice.
Consejo profesional: ¡Aprende a usar una hoja de cálculo!
En redes sociales podrás encontrar muchos memes con frases como «Si un mejor trabajo quieres, estudiar Excel debes» y similares. ¡Y no mienten! Como mencionamos al principio, manejar hojas de cálculo te puede abrir muchas puertas en el mundo laboral.
Con los conocimientos que has adquirido en este artículo puedes comenzar a familiarizarte con este tipo de software y tal vez sea suficiente para manejarlo de forma básica.
Pero, si quieres convertirte en un verdadero experto, te recomendamos hacer un curso online o presencial. Y, por supuesto, trata de buscar cursos en donde te enseñen a usar las hojas de cálculo más famosas como Excel, Google Sheets o Numbers.
Luego de que sepas cómo usar alguna de estas tres, será sencillo manejar cualquier otra hoja de cálculo menos común. En todo caso tendrías que familiarizarte con sus diseños, sus barras de herramienta, etc. ¡Pero todo será más fácil, porque conoces su funcionamiento!
Ahora que sabes qué es una hoja de cálculo, para qué sirve y el papel protagónico que juega en numerosos puestos de trabajo, ¿crees que es momento de aprender a usar una? ¡Comienza ahora mismo, no pierdas tiempo! Tal vez el trabajo perfecto está esperando por ti.
